Ha személyes ügyintézésről, szerződéskötésről van szó, akkor azzal valószínűleg mindenki tisztában van, hogy a papírokat, dokumentumokat aláírással kell ellenjegyezni, ellátni. Egyre többen intézik ügyeiket az interneten keresztül, online ügyintézés esetén azonban más a helyzet, mert nem lehet kézzel aláírni dokumentumokat, különösen akkor, ha azok ráadásul valamilyen elektronikus formátumban vannak.

Erre a problémára találták ki az elektronikus aláírást. Elektronikus aláírást ma már rengeteg különböző dokumentum esetén használunk, legyen szó akár egy Ügyfélkapus ügyintézésről, vagy pl. e-hiteles cégkivonatról. Az elektronikus aláírások megbízhatók, jogilag számonkérhetők, tehát semmi hátrányuk nincs, és az elektronikus ügyintézést megkönnyítik.

Az elektronikus aláírások általában nyilvános kulcsok alapján működnek, egy kulcspárt hoznak létre, melyek közül az egyik nyilvános, a másik pedig magán kulcs. Az aláírás a magán kulccsal történik, ez egy olyan kulcs, amelyet csak az aláíró „ismer”, az ellenőrzésre viszont a nyilvános kulcsot használja mindenki. A nyilvános kulccsal tehát bárki ellenőrizni tudja az adott aláírás valódiságát.

Az elektronikus aláírás sajátossága, hogy kizárólag elektronikus formában érvényes, az így hitelesített dokumentumok kinyomtatva elveszítik hitelességüket. Megnyitásukhoz (ellenőrzésükhöz) is külön programra van szükség. Ilyen pl. az e-szignó program, amely ingyenesen használható.